Abrechnung
E-Rechnung im Bau: Was bis 2028 wirklich auf dich zukommt
Fristen, Formate und ein Fahrplan, der im Baustellenalltag funktioniert
- Fristen 2025 bis 2028
- XRechnung und ZUGFeRD
- Abschläge und Nachträge
Kurzfassung
Die E-Rechnung betrifft jede Rechnung, die du an andere Unternehmen stellst. Damit ist sie kein IT-Thema für die Buchhaltung allein, sondern Teil deines Zahlungseingangs.
Die Fristen für Rechnungen an andere Unternehmen:
Seit 1. Januar 2025: E-Rechnungen empfangen können
Ab 1. Januar 2027: ausstellen bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz
Ab 1. Januar 2028: ausstellen für alle
Welche Formate zählen:
PDF per Mail: keine E-Rechnung
ZUGFeRD: lesbare Rechnung mit Datensatz
XRechnung: reiner Datensatz
- Gültig sind nur Formate nach der Norm EN 16931, bei ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
- Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, außer bei Paragraph 13b.
Ein Testlauf vor dem Stichtag macht den Wechsel planbar: je ein Abschlag, ein Nachtrag und eine Schlussrechnung im neuen Format.
Ausführlich
Die E-Rechnung ist kein IT-Thema, das du einfach an die Buchhaltung weiterreichst. Sie greift in deine Rechnungsstellung ein und damit in deinen Zahlungseingang. Im Bau heißt das: Abschläge, Nachträge, Schlussrechnungen und Paragraph 13b laufen künftig in einem Format, das Software lesen kann. Wer das jetzt sortiert, hat zum Stichtag einen getesteten Ablauf.
Eine E-Rechnung ist keine PDF per Mail. Sie ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, den Software automatisch auslesen kann.
Die Fristen, ohne Juristendeutsch
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Sie kommt in drei Stufen.
Seit 1. Januar 2025: empfangen
Jedes Unternehmen im Inland muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Das gilt schon heute, ohne Übergangsfrist.
Ab 1. Januar 2027: ausstellen bei mehr als 800.000 Euro Umsatz
Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro, stellst du Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung aus. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach dem Umsatzsteuergesetz. Ob du darüber liegst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Ab 1. Januar 2028: ausstellen für alle
Dann gilt die Pflicht für alle Rechnungen an andere Unternehmen im Inland, unabhängig von der Umsatzgröße.
Bis zum Stichtag
Für Leistungen bis Ende 2026 darfst du bis zum 31. Dezember 2026 noch Papierrechnungen schicken, eine einfache PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 Euro, gilt das auch für Leistungen aus 2027, bis Ende 2027. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber schon jetzt.
Welche Formate zählen
PDF per Mail: keine E-Rechnung
ZUGFeRD: lesbare Rechnung mit Datensatz
XRechnung: reiner Datensatz
Gültig ist nur eine strukturierte Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate: XRechnung als reiner Datensatz und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, eine PDF mit eingebettetem Datensatz. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht.
Eine normale PDF, ein Scan, ein Foto oder eine Word-Datei sind keine E-Rechnung. Für den Bau ist ZUGFeRD oft der pragmatische Weg, weil deine Leute weiterhin eine lesbare Rechnung vor sich haben.
Sonderfall öffentliche Auftraggeber
Bund, Länder und Kommunen verlangen die XRechnung mit Leitweg-ID vielerorts schon länger, nicht erst ab 2027. Für Rechnungen an den Bund gilt das seit 27. November 2020.
Warum der Bau ein Sonderfall ist
Abschlagsrechnungen
- Im Takt von Terminen und Meilensteinen
- Sauber im Format abgebildet
- Stimmt das Format, bleibt der Zahlungseingang im Takt
Nachträge
- Zusatzleistungen brauchen klare Bezüge
- Projekt, Position und Freigabe nachvollziehbar
- Das Format trägt diese Bezüge mit
Paragraph 13b
- Reverse Charge bei Bauleistungen
- Steuerkategorie und Hinweis im Datensatz
- Im Testlauf gezielt prüfen
Viele Projekte parallel
- Viele Rechnungen je Monat
- Klare Zuordnung je Projekt
- Hier spart Automatisierung am meisten Zeit
Mehrere Programme im Haus?
Läuft die Rechnungsstellung über mehrere Systeme, etwa je Standort oder Gesellschaft, leg ein führendes System fest und binde den Rest an. Dann stellst du einmal um und nicht dreimal.
Keine E-Rechnung nötig ist unter anderem bei:
- Rechnungen an Privatkunden
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, außer bei Paragraph 13b
- Rechnungen von Kleinunternehmern
- bestimmten steuerfreien Umsätzen
- Fahrausweisen
Wo steht dein Betrieb?
Rot: Start steht noch aus
Rechnungen gehen als PDF per Mail raus. Ob deine Software XRechnung und ZUGFeRD kann, ist noch offen.
Gelb: Empfang läuft
Eingehende E-Rechnungen haben einen festen Posteingang und eine Zuständigkeit. Das Ausstellen ist noch nicht getestet.
Grün: Startklar
Abschlag, Nachtrag und Schlussrechnung sind im neuen Format getestet. Stammdaten und Paragraph 13b stimmen.
Dein Fahrplan bis zum Stichtag
Bestandsaufnahme
Welche Software erzeugt heute deine Rechnungen, welche verarbeitet eingehende Belege? Kann sie XRechnung und ZUGFeRD lesen und schreiben?
Empfang sicherstellen
Empfangen können ist heute schon Pflicht. Ein fester Posteingang, eine klare Zuständigkeit und die Ablage je Projekt machen daraus einen Ablauf.
Ausgang testen
Teste das Ausstellen im Echtbetrieb, bevor es Pflicht wird. Prüfe Abschlag, Nachtrag und Schlussrechnung jeweils einzeln.
Team einweisen
Sag Bauleitung und Buchhaltung, was sich ändert. Eine kurze Unterweisung spart später viele Rückfragen.
Stammdaten und Leitweg-ID
Prüfe Leitweg-ID, USt-IdNr und Bestellbezug je Auftraggeber. Diese Angaben entscheiden mit, ob eine Rechnung ohne Rückfrage in die Prüfung geht, gerade bei großen Abschlägen.
Wer jetzt testet, stellt in Ruhe um.
Einordnung
Die E-Rechnung ist mehr als eine neue Pflicht. Sie ist eine Leitung für Rechnungsdaten. Die EU hat 2025 beschlossen, solche Daten ab Juli 2030 für Meldungen an die Finanzverwaltung zu nutzen, zuerst bei Geschäften mit Unternehmen in anderen EU-Staaten. Eine einfache PDF reicht dafür auf Dauer nicht, weil Software sie nicht zuverlässig auslesen kann. Wer jetzt sauber auf ein strukturiertes Format umstellt, legt die Leitung einmal richtig und muss sie später nicht wieder aufreißen.
Checkliste: E-Rechnung im Bau startklar
PDF, 2 Seiten, 161 KB, ohne Anmeldung
Häufige Fragen
Ab wann ist die E-Rechnung im Bau Pflicht?
Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit 1. Januar 2025, dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Ausstellen musst du sie für Rechnungen an andere Unternehmen ab 1. Januar 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt, und ab 1. Januar 2028 in jedem Fall. Viele öffentliche Auftraggeber verlangen die XRechnung schon länger.
Ist eine PDF-Rechnung eine gültige E-Rechnung?
Nein. Eine normale PDF, ein Scan oder ein Foto sind keine E-Rechnung. Gültig ist nur ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem Datensatz, lesbar für Mensch und Maschine. Ab 2028 ist eine reine PDF zwischen Unternehmen keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Achte deshalb auch bei Eingangsrechnungen auf das Format, denn davon hängt dein Vorsteuerabzug ab.
Brauche ich XRechnung oder ZUGFeRD?
Öffentliche Auftraggeber verlangen meist die XRechnung mit Leitweg-ID. Für Geschäftskunden ist beides erlaubt. Im Bau ist ZUGFeRD oft pragmatischer, weil deine Leute weiterhin eine lesbare Rechnung vor sich haben und nicht nur Code. Frag deinen größten Auftraggeber, welches Format er erwartet, und richte dich danach, statt zwei Wege parallel zu pflegen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Abschläge und Paragraph 13b?
Ja. Abschläge, Nachträge und Schlussrechnungen gehen ins strukturierte Format. Bei Paragraph 13b, also Reverse Charge, muss die Steuerkategorie korrekt gesetzt sein und der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers im Datensatz stehen. Prüf das im Testlauf gezielt. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro bleiben außen vor, Rechnungen nach Paragraph 13b aber nicht: Sie gehen auch bis 250 Euro als E-Rechnung raus.
Was passiert, wenn meine Software 2027 noch kein gültiges Format kann?
Liegt dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, brauchst du ab Januar 2027 ein gültiges Format für Rechnungen an Unternehmen, sonst sind sie nicht ordnungsgemäß. Kläre deshalb jetzt mit deinem Softwarehaus, ob deine Bau- oder Rechnungssoftware XRechnung und ZUGFeRD im Standard ausgibt. Wenn nicht, helfen ein Update, ein Wechsel oder ein Konverter. Für alle übrigen Betriebe gilt die Pflicht ab Januar 2028.
Quellen
- Haufe: Elektronische Rechnung wird Pflicht, E-Rechnung im Überblick
- E-Rechnung Bund: E-Rechnung zwischen Unternehmen (B2B)
- DATEV: E-Rechnungspflicht, Entwicklungen und gesetzliche Regelungen
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung
- Gesetze im Internet: Paragraph 27 UStG, Übergangsregeln zur E-Rechnung in Absatz 38
- Gesetze im Internet: Paragraph 11 ERechV, E-Rechnung an den Bund seit 27. November 2020
- Europäische Kommission: VAT in the Digital Age (ViDA), Meldepflichten ab 1. Juli 2030
Stand: . Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
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